Warum Zeitmanagement nicht funktioniert: „Der Tag hat 24 Stunden. Und wenn das nicht reicht, nimmst du noch die Nacht dazu.“

Warum Zeitmanagement nicht funktioniert

Mit dem klassischen Zeitmanagement stand ich schon immer auf Kriegsfuss. Ich hab mich oft gefragt, warum Zeitmanagement für mich nicht funktioniert. Zwischen meinen Kollegen und mir war das früher der „running gag“, wenn wir wieder aus einem Teammeeting mit unserem Chef kamen: „Der Tag hat doch 24 Stunden. Und wenn das nicht reicht, nimmst du eben noch die Nacht dazu!“ Wir scherzten, lachten darüber und fingen an zu rödeln. Aber im Grunde war die Situation gar nicht witzig, sondern bitterer Ernst. Dieses permanente „der Zeit hinterherlaufen“ stresst, erzeugt Druck und laugt aus. Ehrlich gesagt – zu den wirklich wichtigen Dingen kam ich oft erst abends oder am Wochenende. Warum funktionierte schon damals Zeitmanagement für mich nicht?

Als ich mich selbständig machte, war natürlich klar, dass ich so nicht mehr arbeiten wollte! Aber es kam natürlich ganz anders… Viel zu häufig nahm ich die Nacht oder das Wochenende dazu. Das hatte mehrere Gründe. Aber eine Falle, in die ich prompt tappte, war das Zeitmanagement. Ich dachte, ich müsste mich nur besser organisieren, gute Tools einsetzen und noch etwas mehr arbeiten und disziplinierter sein. Es war anstrengend und frustrieren. Es lief einfach nicht. 

Was ich vollkommen übersehen hatte, war, dass man Zeit nicht managen kann. Jeder Mensch hat 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. INKLUSIVE Nacht ;-). Mir haben die Tools des Zeitmanagements suggeriert, dass ich alles schaffen müsste… wenn ich meine Zeit nur gut genug manage. Und diszipliniert genug bin. Aber darum geht es nicht! Wenn man Zeit nicht managen kann, funktioniert auch das klassische Zeitmanagement nicht!

Es geht erst einmal darum, klar zu bekommen, wofür genau du Zeit einsetzen möchtest. Und was konkret dir den Tag verhagelt. Und erst dann  entfalten Techniken des Zeitmanagements ihre wahre Stärke. Bewußter – statt schneller, höher, weiter!

In meinem Leben und Business habe ich einige wichtige Punkt entdeckte, durch die meine Tage so massiv unproduktiv wurden. Und das waren nicht die vier Punkte, die auf  den ersten Blick offensichtlich schienen. Voller Neugier habe ich mich auf den Weg gemacht, um bei meinen Kunden herauszufinden, ob sie ähnliche Erfahrungen machen. Die Herausforderungen waren bei meinen Kunden sehr individuell. Aber – vier Punkte haben sich doch immer wiederholt.

#1 Klarheit

Ständig versuchst du alles zu schaffen und hinzubekommen. „Wenn ich das geschafft habe, dann wird es besser“, denkst du vielleicht. Und es wird nie besser. Warum? Weil es immer viel zu tun gibt! Das eigentliche Thema ist, dass dir die Klarheit darüber fehlt, was wirklich wichtig für dich ist.

  • Wo möchtest du langfristig hin?
  • Was bringt dich WIRKLICH weiter und zahlt auf deine langfristigen Ziele ein?
  • Mit welchen Schritten machst du nicht nur Meter, sondern Meilen?
  • Was kommt dir und deiner Persönlichkeit entgegen?

Wozu committest du dich mit Leib und Seele? 

Erst wenn du darüber innere Klarheit hast, kannst du deinen Fokus messerscharf ausrichten! Dann kannst du konsequent sein. Und das ist nicht dasselbe wie kraftraubende Disziplin!

Tritt einen Schritt zurück uns betrachte, worum es dir wirklich geht! In deinem Leben und deinem Business. Und schreibe dir deine Erkenntnisse auf. Die innere Ruhe, die eintritt, wenn du Klarheit über deine Ziele und deinen Weg hast, ist unbezahlbar. Und durch nichts zu ersetzen!

#2 Zeitdiebe 

Hast du dich schon mal gefragt, womit du eigentlich deine Zeit verbringst? Und wer oder was dir Zeit stiehlt?

Auch im home office ist konzentriertes Arbeiten oft schwierig. Der Paketbote klingelt und lenkt ab, für die Familie und die Nachbarn ist man eben „zu Hause“, die Spülmaschine entwickelt ungeahnte Anziehungskräfte usw. 

Ich habe mir vor ein paar Monaten mal notiert, was da zusammenkommt. Manchmal hatte ich vollkommen ineffiziente Tage. Diese Unterbrechungen haben meinen Arbeitsflow immer wieder so gestört, dass ich manchmal Tage brauchte, um wieder auf dieses Energieniveau zu kommen. 

Seitdem trage ich mir „deep-work“-Zeiten in den Kalender ein. Ich verteidige diese Zeit inzwischen wie ein Löwe. Ich lese meine Mails nur zu bestimmten Zeiten, private Telefonate sind zu einem anderen Zeitpunkt besser aufgehoben, Routinearbeiten bekommen eigene Zeitslots. Das habe ich mir übrigens tatsächlich aus den typischen Tools des Zeitmanagements abgeguckt. 

Your business, your life, your rules! Your „Zeitmanagement“!

„Und das klappt immer?“ fragte mich neulich eine Kundin. Nö. Gerade vor fünf Minuten zum Beispiel nicht.  Gerade eben rief Telefonverkäufer an, der für einen recht bekannten Verkaufstrainer arbeitet. Absurd. Aber das soll hier nicht Thema sein… Ich hatte mein Handy nicht ausgestellt (mein Fehler!) und nahm das Telefonat an (nächster Fehler!). Ich wies ihn darauf hin, dass mir ein Telefonat mit ihm gerade nicht gelegen käme. Er redete einfach weiter. Ich wurde ärgerlich (dritter Fehler!), was mich zu viel Energie kostet.  Was mich zum nächsten Punkt führt. 

#3 Energiefresser

Positive Emotionen geben Energie. Negative Emotionen rauben Energie. Nun, niemand kann den ganzen Tag auf Wolke 7 schweben und sich ausschliesslich gut fühlen. Wer sich dieses Ziel setzt, hat schon verloren. Negative Gefühle sind ein Wegweiser. Sie lenken uns. Sie schützen uns. Aber sie dürfen nicht Überhand nehmen und uns blockieren. Oder so häufig auftreten, dass zu viel Energie verloren geht. Diese Energie steht dann nicht mehr für die wichtigen und schönen  Dinge zur Verfügung. Sie ist einfach verbraucht. Und unwiederbringlich verloren. 

Mach’ doch mal Inventur: Welche Tätigkeiten rauben dir Energie? Welche Situationen fressen deine Energie? Welche Menschen entpuppen sich bei genauerem Hinsehen als Energievampire? Und dann überlege dir, was du verändern kannst, um diese Energiefresser zu reduzieren oder sogar zu reduzieren. 

Du schreibst nicht gerne, glaubst aber, dass du einen Blog brauchst?  Deine Maßnahmenpläne finden sich exakt in einer Excel-Datei, dabei hasst du Excel? Eigentlich bist du sehr Geren mit Menschen zusammen, aber du arbeitest allein im Home Office? Finde heraus, was nicht zu dir passt und dir Energie raubt.

#4 Ballast abwerfen 

Sei mal ehrlich zu dir selbst: MUSST du wirklich all das tun, was du dir aufgebürdet hast? Gibt es nicht Verpflichtungen, Aufgaben und Themen, die verabschieden solltest? Weil du dich übernimmst, weil „deins“ sonst vollkommen auf der Strecke bleibt, weil du die Dinge, die du gut kannst und Spaß machen nicht genug Zeit bekommen. 

Mit Zeit bewußt umzugehen, heißt auch ganz klar „NEIN“ zu bestimmten Aufgaben und Verpflichtungen zu sagen. Um Raum für die Dinge zu haben, die dich weiter bringen, die dir Energie geben und die stolz machen. 

DAS ist gelebtes Zeitmanagement. Nicht mehr schaffen. Sondern weniger. Aber fokussiert.

Was möchtest du zukünftig nicht mehr tun, damit deine 24 Stunden pro Tag ausreichen?

Fang’ klein mit einem ersten Schritt an!

Nach meiner Erfahrung ist es viel zu viel, sich alle vier Punkte auf einmal rauszunehmen. Am besten fängst du mit #1 Klarheit an und beschäftigst dich damit ausführlich. Später nimmst du dir dann den Punkt, der dir am wichtigsten erscheint. 

Drehst du dich bei diesen Fragen im Kreis? Dann stehe ich dir gerne für ein „Klarheits-Gespräch“ zur Verfügung! Schau’ einfach hier nach einem Termin dafür!

P.S. In anderen Blogposts findest du den ein oder anderen Tipp für dein Mindset. Sieh‘ dich gerne um!

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